Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

für Familienunternehmen in Kaltenkirchen gesucht

Wir sind auf der Suche nach einer sorgfältigen, gewissenhaften, freundlichen und dynamischen Unterstützung für unsere Geschäftsführung.

VOCK Business Services ist ein Familienunternehmen, dass zwei deutschen Unternehmerfamilien entstammt. Zu unseren besonderen Stärken zählt der enge Kontakt zueinander, ein vertrauensvoller und freundlicher Umgang miteinander und ein angenehmes Arbeitsklima in einer enorm stark wachsenden Branche. Der Name VOCK steht für Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit. Wir sind ein Familienunternehmen, das international tätig ist und Lösungen bietet, die ganz auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind. Qualität, Nachhaltigkeit und Innovation stehen bei uns im Mittelpunkt. Bei allem was wir tun. Wir sind der Partner im Bereich persönliche Schutzausrüstung, Vliesstoffe und MeltBlown Filtrationslösungen. Unser Ziel: Maskenhersteller mit erstklassigen Vliesstoffen bei der Produktion ihrer Masken zu unterstützen sowie Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen mit hochwertiger Schutzausrüstung zu versorgen. Wir sind von dem überzeugt, was wir tun. Wir sind mit Leidenschaft dabei. Wir entwickeln unsere Produkte stets praxis- und anwendungsorientiert. Und das in einer sehr hohen Qualität.

Eine gut strukturierte, zuverlässige und powergeladene Geschäftsführung ist maßgeblich verantwortlich für den Unternehmenserfolg. Dazu suchen wir genau dich, um der Geschäftsführung im täglichen Business unterstützend, motiviert und übergreifend beiseite zu stehen. Du suchst viel Abwechslung im täglichen Business und freust dich auf einen übergreifenden Einblick ins Firmengeschehen und möchtest deine Ideen und dein unermüdliches Engagement mit in den Unternehmenserfolg einbringen – dann melde dich sofort. Hast du Lust auf ein verantwortungsvolles und sorgfältiges Arbeiten und bist motiviert, unsere Geschäftsführung bei allen Aufgaben, Projekten und täglichen Themen systematisch mit zu unterstützen – Dann bewirb dich jetzt! Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung.

Deine Aufgaben:

Zu Deinen Aufgaben gehört eine verantwortungsvolle und sorgfältige Büroorganisation, Fakturierung, Ablage, sowie allgemeine administrative Tätigkeiten und geschäftliche Korrespondenz. Du unterstützt die Geschäftsführung bei allen anfallenden Themen und bist eine stressresistente und mitdenkende, tatkräftige Assistenz. Du arbeitest bei uns in einem kleinen Büroteam und mit kurzen Absprachewegen und einem engen Miteinander. Deine Aufgaben umfassen insbesondere folgende Tätigkeiten:

  • Organisation und Unterstützung in administrativen Tätigkeiten
  • Unterstützung bei z.B. Projekten, Planungen, Meetings, Kundenbetreuung
  • Bearbeitung laufender Buchhaltung
  • Übersicht und Verwaltung aller betrieblichen Vorgänge wie Versicherungen, Behörden, etc.
  • Rechnungsprüfung und -verbuchung
  • Rechnungserstellung und -kontrolle
  • Überwachung der Einnahmen- und Ausgabenentwicklung
  • Abstimmung und Kontenklärung in Kooperation mit dem Steuerbüro
  • Planung und Durchführung des Zahlungsverkehrs im In- und Ausland
  • Kommunikation mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern
  • Bearbeitung von Vorgängen im Mahn- und Inkassowesen
  • Digitale Archivierung
  • Termingetreue Bearbeitung von Vorfällen
  • Annahme und Disposition der täglichen Anfragen per Telefon und Mail
  • Mitwirkung bei internen Vertriebsprojekten (z.B. Preislisten, Referenzlisten, Aktionen)
  • Erstellung und Bearbeitung von Erfassungsdateien in Excel, Word und PowerPoint
  • Unterstützung des Außendienstes bei der Vorbereitung von Dokumenten und Unterlagen
  • Allgemeine Unterstützung bei Projekten
  • Kommunikation und Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und KollegInnen

Das wünschen wir uns:

  • Zuverlässiges Zeitmanagement bei eigenständiger Arbeitsweise zeichnet dich aus
  • Deinen Bereich betreust du verantwortungsbewusst, sorgfältig und gewissenhaft
  • Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Du behältst auch bei einem turbulentem Geschäftsbetrieb den Überblick und erzielst genaue Arbeitsergebnisse
  • die Freude an eigenständigem Arbeiten und daran, Verantwortung zu übernehmen
  • Loyalität
  • Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit haben für dich bei all deinen Taten größte Priorität
  • Organisationsgeschick und Eigenverantwortung
  • Hilfsbereitschaft und Unterstützung im Team
  • Dynamische und engagierte Arbeitsweise mit einem Blick fürs Ganze

Das bringst du mit:

Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, besitzt eine positive Ausstrahlung, hast ein sicheres Auftreten, zeigst Engagement und hast eine ausgeprägte Serviceorientierung. Zielorientiertes, strukturiertes und gewissenhaftes Denken und Handeln gehören zu Deinen Stärken. Sehr gute PC-Kenntnisse und einwandfreier Umgang mit dem Office-Paket und Buchhaltungssystemen (in unserem Fall Lexoffice) setzen wir voraus. Ebenso sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift und grundlegende Englischkenntnisse.

Das findest du bei uns:

  • Eine gute und individuelle Einarbeitung
  • Arbeiten in einem sehr familiären Betriebsklima
  • Ein Arbeitsplatz, in dem deine Erfahrungen mit eingebaut und umgesetzt werden können

Dein Arbeitsplatz ist in unserer Niederlassung in Kaltenkirchen. Wir suchen dich ab sofort für Montag bis Freitag für 30 Stunden/Woche zu den gängigen Bürozeiten. Ggf. stocken wir deine Stelle bei motivierter Arbeitsweise auch zeitnah auf Vollzeit auf oder verhandeln darüber direkt zu Beginn.

Bewerbung und Kontakt:

Wir freuen uns auf Deine schriftliche Bewerbung per E-Mail an k.vock@vock-group.de.

Deine Bewerbung umfasst:

  • Bewerbungsschreiben
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse und sonstige Nachweise bzw. Qualifikationen
  • Frühester Einsatzbeginn
  • Gehaltsvorstellung (zwingend erforderlich)